Optimér jeres rejseindkøb ved at ansætte en medarbejder fra et rejsebureau

Den danske rejsebranche bløder – og det kan komme til at koste danske virksomheder dyrt i fremtiden

Hvis de fleste af medarbejderne i den danske erhvervsrejsebranche forsvinder, vil ekspertisen og erfaringerne for faget forsvinde, og det kan blive dyrt for fremtidens rejseindkøbere. Denne guide kommer med en løsning til, hvordan man kan sikre, at en del af den ”know-how” forbliver i Danmark til glæde for danske virksomheder.

Vi håber, at vi med denne guide kan give inspiration og input, der kan være med til at sikre, at virksomheder også i fremtiden kan planlægge og optimere deres rejseindkøb på den bedst mulige måde.

Hvilken type af opgaver står virksomhederne overfor nu?

I løbet af hele Corona-perioden har travel managers fra en lang række af store danske virksomheder (medlemmer i foreningen af danske travel manageres – DBTA), arbejdet tæt sammen for at løse de store udfordringer, som de har fået på grund af Covid-19. Her er nogle af de områder som de ser som de højest prioriterede fokusområder i den kommende tid:

Det er områder som f.eks.:

  • Opstilling og gennemførelse af en post-Covid-19 rejsepolitik
  • Forberedelse af genåbning af rejsedestinationer, og hvilke forholdsregler den enkelte virksomhed skal tage fremover
  • Gennemgå leverandørkontrakter og sikre, at der er relevante Covid-19 klausuler i tilfælde af nye udbrud eller nedlukninger
  • Genopbygning af kontaktnetværk til leverandører i Danmark og udlandet
  • Definere fremtidens måder at deltage i møder og events
  • GDPR og personfølsomme data. Hvilke data må videregives vedr. Covid-19 og til hvem?
  • Øvrige opgaver

Med udsigten til, at flere og flere lande påbegynder vaccineprogrammer, forventer branchen, at virksomheder vil begynder at rejse igen så snart, at det bliver muligt. Dette kan ske indenfor de næste 3-6 måneder afhængigt af, hvordan vaccineforløbet går i de enkelte lande. I nogle lande vil det ske hurtigere end i andre, og derfor vil der være forskelle på, hvordan de enkelte lande åbner op for rejser.

2020 – Annus Horribles

Året 2020 blev året, hvor den globale rejsebranche blev ramt hårdere end nogensinde før. Selv ikke Golfkrigen, 9/11 eller den islandske askesky har forårsaget så store omvæltninger i rejsebranchen. Med et fald på mere end 80% i rejseindkøbet hos virksomheder og et næsten 100% stop for personlige møder, konferencer og events, er alle parter i leverancekæden berørt.

Dette gælder rejsebureauer, flyselskaber, hoteller, restauranter, mødearrangører samt taxi, bus/tog, færge med mere. Og i sådan grad, at mange står overfor at måtte lukke, hvis ikke der kommer enten flere hjælpepakker fra regeringen eller at danske og internationale virksomheder begynder at indkøbe flere rejseydelser. Med de nuværende smittetal i Danmark og udlandet, der er fortsat stigende mange steder, samt på baggrund af udenrigsministeriets nuværende rejsevejledninger, er udsigterne på kort sigt meget dystre.

De positive meldinger fra både danske og internationale forskere om, at der er gode udsigter for nye vacciner betyder, at der er mulighed for at se en ende på denne Covid-19 pandemi. Det betyder, at man allerede nu bør begynde at se på, hvordan verden ser ud ”Post-Corona”.

Branchemediet Standby.dk vurderede i efteråret 2020, at mere end 4000 medarbejdere i rejsebranchen er sagt op og, at mange har allerede forladt deres jobs.

Endnu flere jobs vil forsvinde i de kommende måneder, hvis der ikke bliver gjort noget aktivt for at stoppe dræn af medarbejdere.

For at hjælpe og støtte disse medarbejdere er der forskellige tiltag i branchen. Blandt andet er der oprettet en Facebook gruppe (#ledigirejsebranchen), hvor personer, der har mistet deres job kan melde sig ind. Formålet med gruppen er at hjælpe folk videre til nye stillinger. Nogle af disse medarbejdere har allerede fået job – dog de fleste udenfor rejsebranchen.

Læs også: Er jeres virksomhed klar til tiden efter COVID-19?

Branchen bløder ”brain-ware”

Når medarbejdere fra erhvervsrejsebureauerne får job udenfor branchen, sker der et stort dræn af ekspertviden, som vil tage mange år at genoprette. Det tager ofte mere en 10-20 års erfaring at nå til det ekspertniveau, som de fleste ansatte i erhvervsrejsebureauerne har. Denne ekspertviden er et resultat af mange års samarbejde med kunder og branchens leverandører og partnere. Mange medarbejdere har ydermere suppleret deres viden med kurser og seminarer internt i branchen.

Travel Management – Et dynamisk fagområde, der bygger på samspil mellem parterne

Sker der et for stort dræn af medarbejdere, vil det i sidste ende betyde, at danske virksomheder ikke vil have kompetente partnere at sparre med i de næste mange år. ”Travel Management” (TM) er et dynamisk fagområde, der ikke undervises på nogle uddannelsesinstitutioner.

De TM ideer og værktøjer, der benyttes i virksomhederne i dag, er aktiver, der opstår og udveksles mellem aktørerne i rejsebranchen. Det opstår i de partnerskaber og relationer, der er mellem erhvervskunderne, rejseleverandørerne og de rejsende. Denne kollektive know-how eller ”Brain-ware”, der findes i den danske erhvervsrejsebranche, er opbygget gennem mange år og bunder i danske forhold.

Man taler om den danske eller ”Nordiske Travel Management” model. Den tager udgangspunkt i de flade organisationskulturer, der findes i Norden. Denne ligevægtsmodel, der balancerer mellem input og erfaringer fra alle branchens partnere, har vist sig at være den mest optimale TM model for danske og nordiske virksomheder, ifølge DBTA.

Adm. Direktør Lars Thykier fra Danmarks Rejsebureau Forening har tidligere har sagt til Standby.dk, at uden hjælp, kan den danske rejsebranche blive domineret af udenlandske aktører efter Corona-krisen.

Hvis vi ser en stor del af medarbejderne hos rejsebureauerne og leverandørerne forsvinder på grund af Corona-krisen, vil der opstå et stort ”brain-ware” tab. Det kan betyde, at der skabes en ubalance i vidensniveauet hos de forskellige parter. Det kan dermed betyde, at virksomheder ikke får den kvalificerede rådgivning og sparring fra branchens leverandører fremover. Og som i den sidste ende kan ende med at koste dyrt på grund af løsninger eller prisaftaler, der ikke er tilstrækkeligt optimeret til de danske forhold.

Total ”Disruption”

Danske virksomheder skal være opmærksomme på, at verden, som den så ud i 2019, ikke kommer tilbage. Året 2020 har skabt så mange forandringer i rejsebranchen, at alle rejseplanlæggere og indkøbere i virksomhederne får en stor opgave med at definere fremtidens set-up med hensyn til valg af leverandører, partnere og agenter.

Ovenstående figur er en illustration af, hvordan markedet til og med 2019 så ud med en fordeling mellem individuelle rejser (blå), udenlandske møder/events, der krævede rejser (grøn), indenlandske møder (lilla) og virtuelle møder (rød). Modellen er ikke baseret på faktiske tal, men er et estimeret scenario baseret på kendskabet til virksomhedernes indkøb.

Det ”ligevægtspunkt” i indkøbet af varegrupperne, der var oparbejdet til og med 2019, forsvandt fuldstændigt i 2020, da pandemien bredte sig i februar/marts 2020. Rejse- og mødeaktiviteterne blev reduceret med mere end 75%, og brugen af virtuelle møder, webinarer og lignende steg kraftigt i løbet af 2020. Der er ingen i dag (januar 2021) der ved, hvornår det igen bliver muligt at rejse og afholde møder.

Et er dog sikkert: Vi ikke kommer til at vende tilbage til 2019 modellen. Hertil er der sket for mange ændringer i form af nye mødevaner (virtuelle), leverandører der er gået konkurs og flyselskaber, der har nedlagt ruter, og medarbejdere, der er forsvundet m.m. Derfor må virksomhederne allerede nu begynde at forberede det fremtidige set-up for indkøb og rejseaktiviteter for de kommende år.

Som nævnt, er mange af virksomhedernes daglige kontaktpersoner i branchen væk og flere leverandører har måske også lukket deres virksomheder. Det betyder, at der forestår et stort arbejde med at opbygge nye relationer til fremtidens leverandører og deres ansatte.

I bedste fald, er det folk fra branchen, der bliver genansat hos leverandørerne. Men hvis det ikke er det, vil professionelle indkøbere står overfor at skulle handle med nye personer uden mange års erfaring og indsigt i, hvordan disse typer af aftaler og kontrakter skal udformes.

Forslag til hvordan en virksomhed kan udnytte mulighederne

Ansæt en ekspert til at hjælpe med at definere fremtidens rejseindkøb.

En ansat fra rejsebranchen kan gå direkte ind i mange forskellige funktioner i en virksomheds organisation.

Det kan eksempelvis være i indkøb og procurement, HR/CSR, marketing, event-planning, og uddannelse og træning. Listen er lang. Fordelen ved personer, der har arbejdet i mange år i rejsebranchen er, at de er vant til at arbejde med mennesker fra mange forskellige samfundslag og kulturer.

En rejsebureaumedarbejder er ofte en af de personer, der skaber en positiv stemning og en mere åben virksomhedsånd, da det er netop samværet med andre mennesker, der er en af årsagerne til, at man vælger at gå ind i rejsebranchen.

Figuren viser nogle af de særlige kendetegn, der er ved personer fra rejsebranchen.

En rejseekspert, der kan lave et ”deep-dive” ind i virksomhedens strategiske indkøbsområder inden for rejser og møder, kan blive meget værdifuld for virksomheden.

Tilbud til virksomheder på nye medlemskaber af Danish Business Travel Association (DBTA), hvis der ansættes en ledig fra rejsebranchen:

  • 50% rabat på nye medlemskaber af DBTA i hele 2021, hvor virksomheden kan benytte sig af DBTA netværket.
  • Adgang til mere end 100 indkøbere og leverandører fra den danske erhvervsrejsebranche
  • Kurser, webinarer og nyheder fra indland og udland via det europæiske netværk GBTA, samt via søsterorganisationerne SBTA (Sverige), NBTA (Norge) og FBTA (Finland).

Læs mere om DBTA her.

Bemærk, at nuværende medlemmer af DBTA ikke får rabat efter ansættelse af en ledig fra rejsebranchen.

På arbejdsgruppens vegne,

Peter Skieller (send mail)
Christian Greve (send mail)
Lars Milbæk (send mail)

/April 2021